Начало работы
На следующий день мы рано утром пришли в заведение 4 человека, один настроил компьютер и принтер, вбил меню и начал вносить калькуляции блюд, второй провел полный переучет и инвентаризацию, остальные двое начали устанавливать и настраивать видеонаблюдение. Далее, находиться нам в кафе, было бессмысленно, и мы уехали с заведения. |
 |
Ведь все что происходит, движение денег, продажа блюд, количество посетителей в кафе видно либо по компьютеру, либо по телефону, а нам удобнее вбивать тех.карты на своем рабочем месте, ведь часть тех.карт от поваров мы уже получили, а что чего не было, вбивали так как у нас в заведении, либо в телефонном режиме.
Пусть будут хоть какие-то тех. карты, чем вообще без них.
И тут поплыли первые глюки правления без автоматизации. Вбивая калькуляцию и проставляя приблизительную цену себестоимости продукции выяснилось, что многие блюда меню продавались практически по себестоимости продуктов. К концу дня на всю полученную кассу себестоимость продуктов составляла 70%.
Под вечер к нам приехала бухгалтер заведения, немного взволнованная.
Мы сказали, что у нас нет к ней претензий, но нам надо понять что происходит.
Попросили показать документы, которые она вела, и рассказать, как она вела.
Она приехала с ноутбуком, и бумагами.
Начала показывать таблицы в excel, как она ведет учет и т.п.
Далее мы с ней пообщались на предмет, как она видит свою работу в кафе, как она настроена на сотрудничество и перспективы, после чего она оставила нам файлы, бумаги и уехала.
Нам она понравилась, спокойная, старательная, аккуратная, если ее немного обучить, то из нее вполне получится хороший администратор ресторана.
Мы решили поступить таким образом.
Во первых мы ее оставляем в кафе, и во вторых мы обучим ее работе в программе и она вобьет все накладные, приходы и расходы в программу, за последние 4 месяца, время работы наемного директора.
Таким образом, во первых, прояснится картина, кто кому должен, во вторых нам не нужно заморачиваться поиском адекватного администратора, ведь найти хорошего администратора в ресторан, ой как сложно, это может затянуться во времени, а уж это точно в наши планы не входит.
Хороший день, мы нашли администратора. :)
На следующий день.
К нам начиная с обеда, начали приезжать пивники, с интервалом в час, чтоб не пересекались :) , приезжали со своими предложениями.
Мы понемногу, отвлекаясь от основной работы, вбивали тех.карты, и вызвали на вечер бухгалтера (теперь администратора) для первых уроков обучения работы в программе.
Прошло две недели...
За эти дни мы
- заменили поставщиков по пиву;
- убрали одного повара и нашли другого повара, убрали бармена и нашли нового бармена.
- внесли все технологические карточки;
- начали проводить переучеты (После первых же переучетов по бару, появились первые штрафы за недостающую продукцию, хотя как нам говорили переучеты происходили и раньше, но сдавались все нормально. Через недельку после проведения уточнений по блюдам туда же присоединилась и кухня);
- вывели калькуляции блюд;
- и научили основным приемам работы в программе учета нашего бухгалтера/администратора;
- ввели скидочные карты, и на первое время раздали около сотни карт.
Поняли детальное состояние кафе, и озвучили ситуацию Спонсору, мягко говоря, его огорчив.
За предыдущие 4 месяца, под управлением «опытного» администратора, финансовое состояние кафе значительно ухудшилось, примерно на порядок, относительно работы неопытного сына.
Но с другой стороны мы уверили, что кафе вполне жизнеспособно, хоть особо много на нем и не заработаешь, но уж убыточно оно точно не будет.
Окончание процесса, примерно на 4ю неделю нашего вмешательства.
1. Донесли понимание того, наличие хозяина внутри ресторана или кафе никак не влияет на увеличение дохода заведения, в основном зарабатывают деньги на высоком качестве блюд и жестком, полном учете и контроле, иначе говоря, на автоматизации вашего ресторана и кафе.
2. Научили Спонсора и администратора эффективно и дистанционно управлять кафе, с помощью программы и видеонаблюдения
3. Обучили тонкостям работы администратора кафе(бывшего бухгалтера).
4. Показали, что многие блюда продавались с минимальной наценкой, 15%-20%, а некоторые были даже убыточные.
Расчеты же, сделанные вручную или с помощью таблиц Excel не точны, не гибки, не реагируют оперативно на изменения цены и состава блюда.
5. Закладки на блюда были завышены поварами, причем значительно.
6. После проведения переучетов по бару резко упали закупки на бар, а после внедрения переучетов по кухне – покатились вниз закупки по кухне. На хоз.расходы закупка уменьшилась в 6 раз.
7. Были пересмотрены многие цены, изменен вес порций, некоторые блюда вычеркнули т.к. убыточны, некоторые добавлены. Были изменены названия блюд, т.к. нужно было повышать цены и чтобы не вызвать недовольство постоянных клиентов, пришлось менять названия, чтобы прятать повышение цен.
8. Стали следовать правилу, у никогда закупщиков не брать в долг, расчет сразу.
9. Оптимизировали закупки, стало намного меньше суеты, меньше транспортных затрат.
10. Доказали, что тратить деньги на фасад конечно нужно, но деньги тратить нужно заработанные.
После первого месяца подбили итоги за месяц: кафе впервые вышло в плюс!
Полученную прибыль мы пустили на погашение накопившихся долгов.
Чуть погодя мы передали уже настроенное кафе обратно довольному Спонсору.
В общем то мы не любители браться за такую работу, своей хватает.
Этот небольшой опыт снова показал, рестораторы наступают на одни и те же грабли, отсутствие автоматизации приводит к убыткам и в итоге к закрытию заведений общепита.
Прошли те времена суперприбылей, когда воровство и расхлябанность персонала не влияла особо на благосостояние ресторана. Сейчас обязательное условие выживания и развития – учет и контроль, причем удаленный и распределенный, с помощью любых устройств подключенных к интернету.
Например, наша программа ITCafe позволяет удаленно контролировать кафе или ресторан, хоть по телефону/планшету, хоть по ТВ и тем более по компьютеру.
Успехов Вам в вашем ресторанном бизнесе!